Tutorial - come organizzare una festa

Organizzare una festa è complesso. Molteplici dettagli sono da considerare per la buona riuscita dell’evento. La nostra esperienza ci ha portato a considerare gli aspetti che vi illustriamo di seguito.

 

1)    Logistica.

 

- La festa deve essere organizzata considerando l’area  in cui sono residenti la maggior parte degli invitati o che insiste nell’area fulcro della attività quotidiana degli invitati (ad esempio il quartiere in cui si trova la scuola o l’ufficio o la palestra frequentata). Qualora vi siano delle preferenze dovranno essere verificati tutti i parametri di seguito illustrati.

- Il locale deve avere dimensioni adeguate ma, in particolar modo, una parziale suddivisione dei locali in modo da consentire la distinzione tra zona di intrattenimento musicale e zona di somministrazione buffet. Gli invitati, infatti, non saranno sempre sulla pista o a guardare l’eventuale spettacolo organizzato per loro. Avranno necessità di aree in cui dialogare e rilassarsi. Ottimali sono i locali suddivisi in più sale o con “privèe” che possano consentire di dedicare degli ambienti alle diverse esigenze.

- Il locale, poi, deve essere facilmente raggiungibile ed avere la possibilità di parcheggiare autovetture, per gli invitati o per coloro i quali li avranno accompagnati alla festa e dovranno poi riprenderli alla fine dell’evento.

- La presentazione del buffet o la sistemazione dei tavoli devono consentire l’aggregazione massima. Nel caso di buffet, in particolare, è opportuno prevedere un'ampia suddivisione dei vassoi in tutta la sala destinata alla somministrazione in modo da non creare file o assembramenti  in prossimità dei tavoli. Al fine di smistare gli inviatati, è preferibile che le aree dedicate alle bevande siano rigorosamente distinte dalle aree per il buffet per alleggerire la pressione del pubblico e ridurre le attese.

- Non dovrà essere trascurata l’assoluta cura dei servizi igienici. L’immagine di una festa può essere danneggiata da una scarsa cura della pulizia e delle finiture del locale.

2)  Organizzazione del rinfresco.

 

- Se la scelta per la somministrazione ricade sul buffet, occorrerà predisporre una ampia offerta che possa soddisfare i più disparati gusti. Dai classici bottoni ripieni ai tramezzini, dalle pizzette ai rustici. Nel “finger food” non dovrà mancare una offerta anche di verdure fruibili agevolmente (carote, sedano, finocchi,…). Questa diversificazione eleverà la qualità del buffet e soddisferà le esigenze degli invitati con abitudini alimentari particolari (vegani, vegetariani, ciliaci, ...).

- Le stoviglie, se in formato  “usa e getta”, dovranno avere forme diverse. Preferibile utilizzare piatti  di ridotte dimensioni per essere portati agevolmente e ridurre la quantità di rifiuti da gestire durante l’evento. Non dovranno mancare coppette colorate per le verdure. Anche i bicchieri, se forniti di diversi colori, contribuiranno a colorare la festa. Per le diverse bevande sarebbe utile selezionare forme diverse dei bicchieri. Sul mercato vi è ampia offerta di stoviglie in plastica di qualità (calici, bicchieri di ogni forma). Accanto ad ogni tavolo dovrà essere posto  un ampio cesto per i rifiuti in modo da evitare che gli ospiti abbandonino sui tavoli le stoviglie dopo il consumo del cibo e delle bevande.

- Le tovaglie sulle tavole dovranno essere coordinate. Anche nel formato usa e getta esiste una ampia offerta di articoli di qualità che, anche al tatto, forniscono una sensazione piacevole di cura dei particolari.

3)      Intrattenimento.

 

L’intrattenimento è un aspetto fondamentale per la buona riuscita della festa. Le offerte sono molteplici.

Iniziando dalla musica, nessuna festa può essere priva di tale tipo di intrattenimento. La scelta del DJ è determinate. Dovrà essere una persona capace di muoversi tra i diversi stili musicali, contemporanei ma anche degli anni ’80 e ’90 in modo da poter soddisfare le diverse esigenze. In questi tempi molti ragazzi si improvvisano DJ senza avere un attestato di frequenza a corsi avanzati e sapendo mixare esclusivamente musiche di tipo tecno o EDM con il medesimo ritmo (BPM). L’inesperienza viene colta dall’orecchio degli invitati e ciò potrebbe compromettere la buona riuscita dell’evento.

L’impianto audio. Non dovranno mancare i watt. In considerazione delle dimensioni dei locali occorrerà stabilire la potenza dell’impianto che dovrà essere dotato di sub woofer. La musica deve essere “distribuita”. Utilizzare molta potenza tutta concentrata vicino al DJ rende la fruizione poco piacevole. Chi si trova vicino al DJ ascolta a volumi troppo elevati, chi è lontano non riesce a godere appieno del suono e delle sue caratteristiche. La soluzione migliore è quella di avere quattro altoparlanti negli angoli della sala ed un subwoofer centrale rispetto al DJ. Non trascurabile è il riverbero generato da pareti non arredate o ambienti privi di tende. In questi casi può essere utile richiedere il collocamento di “mattonelle” fono assorbenti nella sala. Il risultato sarà  incredibile.

La consolle mixer e piatti. Le consolle possono essere di vario genere. Per la musica dance, tecno, EDM, ma anche per gli anni ’80 e ’90, si possono utilizzare gli apparati Pioneer con piatti e mixer 4 canali. Utili gli apparati di remix che consentono di colorire il risultato finale con effetti decisamente particolari. In alternativa è possibile utilizzare delle consolle della AKAI APC MKII che in abbinamento ad applicativi quali Ableton 9, consento al DJ di creare suoni in modalità “live”. Decisamente molto creativa questa seconda opzione, che però a nostro giudizio non può sostituire totalmente l’uso delle consolle tradizionali in quanto il risultato finale è idoneo ad eventi di tipo prevalentemente tecno/EDM.

Le luci ed i laser. Visionando i video delle feste su internet si possono notare effetti di ridotta qualità. Per la buona riuscita della festa gli impianti luci/laser devono essere di buon livello. Prima di analizzare gli effetti che a nostro giudizio sono indispensabili, occorre ricordare che quasi tutti gli apparati luci/laser dovrebbero essere supportati dell’effetto “fumo”.Questo permetterà di ottimizzare le potenzialità dell'impianto. Pensate ad esempio  ai laser quando si vuole creare l’effetto di onde sospese sopra il pubblico. Senza il “fumo” tale effetto non sarà visibile.

Vi sono specifiche regole per l’uso dell’effetto “fumo “ nei locali. Occorrerà mantenere una adeguata visibilità ed utilizzare liquidi certificati. L’erogazione di fumo può avvenire con diversi apparati. I più economici ed utilizzati proiettano il fumo dall’alto o dal basso in quantità elevata generando anche un certo rumore (provocato dal "soffio"). Questi apparati – per quanto richiesti a volte per l’impatto sul pubblico - non sono ovviamente utilizzabili nel caso di musica a basso volume o nel caso di musica classica o cantato. In questi casi e/o per mantenere costante il livello di “fumo” si utilizzano gli “hazer” ovvero apparati che erogano fumo costantemente, silenziosamente ed in volumi regolabili per il tramite di controllo remoto (DMX). Con questo tipo di attrezzature il DJ ed il tecnico luci potranno regolare la percentuale di copertura del fumo in ogni momento della serata, garantendo la sicurezza dei partecipanti.

Le luci ed i laser potranno essere disposti su traverse americane (ovvero tralicci di medie dimensioni solitamente collocate sopra il DJ) e con cavalletti regolabili. In considerazione delle dimensioni del locale si deciderà il migliore posizionamento dei diversi effetti.

Non potranno mancare:

Fari PAR. Si tratta di fari preferibilmente led, capaci di emettere luce colorata. Tra i diversi disponibili sul mercato ve ne sono taluni con molteplici led colorati affiancati ed altri con led multicolore COB (chip on board). I secondi sono da preferire per potenza e resa.

Teste mobili. Sotto questa definizione ricadono molteplici fari colorati. Dai più piccoli (ed economici) ai più grandi e potenti. Mentre le teste piccole possono essere utilizzati per ambienti ridotti (pista da ballo di max 40 mq), per le sale più grandi occorrerà utilizzare le teste mobili led da 50W o 70W. Queste ultime si distinguono in “beam” e “spot”. Le prime generano un fascio cilindrico molto stretto e si prestano quindi a rapide oscillazioni sul pubblico con lampi molto concentrati. Le seconde sono in grado di offrire un fascio più ampio (tipo occhio di bue del teatro) e sono spesso dotati di prismi colorati per generare effetti sulle pareti della sala. Le teste mobili dovranno essere almeno due, ma con quattro, si potranno ottenere interessanti effetti (ad esempio luci che si inseguono, variazione di colore sequenziale, etc).

Lampade stroboscopiche. Si tratta di lampade che generano lampi a frequenza variabile di luce bianca ed intensa. L’effetto è quello di fotogrammi, come se le persone si muovessero a scatti cadenzati dalla frequenza di lampeggio. La frequenza deve essere variata per accentuare il citato effetto, ma può essere rallentata per generare l’effetto “accecamento” mentre sono attivi altri effetti (ad esempio teste mobili e PAR). Dalle più economiche a scarica elettrica fino alle più moderne led, che offrono anche l’opzione delle luci “ad inseguimento”: l’offerta è molto ampia.

Lampade wood luce nera. Sono lampade a raggi ultravioletti che emettono un fascio di colore violaceo e che vengono utilizzate per far risaltare il colore bianco. Le avrete sicuramente notate in diverse occasioni: quando nella pista da ballo affollata si vedono risaltare gli abiti bianchi. Particolarmente utili quando sono in uso i laser grafici in quanto, pur con una luminosità contenuta, generano macchie di colore bianco acceso che non interferiscono con la piena visibilità dei fasci laser.

Laser rosso/verde/blu e laser grafici RGB. I laser più economici sono solitamente mono colore e capaci di disegnare solamente figure geometriche e tratti sulle pareti o sopra il pubblico. Per ottenere delle buone performance durante un evento, è necessario utilizzare anche laser RGB in quanto capaci di realizzare disegni complessi, figure animate (personaggi, torte con candele, vetture in movimento, scritte,etc), fasci sopra il pubblico (c.d. onde). Determinante è la potenza del laser che, per gli RGB, dovrà essere almeno di 600 mW.

A proposito di laser, è necessario ricordare che i laser di classe 3 e 4 richiedono una particolare cura nell’uso ad evitare danni alla retina ed alla pelle. I laser quindi non dovranno mai essere puntati sul pubblico ma dovranno muoversi esclusivamente ad almeno 2,5 mt dal suolo. La presenza del tecnico luci/laser è quindi obbligatoria – anche dal punto di vista normativo - sia per il “setup” prima dell’inizio dell’evento, sia per gestire gli apparati durante il suo svolgimento e per l’eventuale attivazione del blocco di emergenza in caso di malfunzionamenti. Più volte ci è capitato di  vedere eventi nei quali il pubblico era oggetto di bersagliamento dei raggi laser, con assoluta noncuranza circa i danni permanenti che tale impiego può generare.

La regia luci si occuperà di coordinare tutti gli effetti che sono solitramente connessi a centraline DMX e ILDA. I sistemi di gestione più evoluti utilizzano applicativi software ed una regia gestita dal computer, garanzia di effetti davvero complessi difficilmente replicabili con le semplici consolle DMX.

Altre modalità di intrattenimento. Potreste poi decidere di ampliare l'offerta verso i vostri invitati facendo intervenire un comico, oppure un prestigiatore, od ancora un personaggio famoso magari visto in tv. Per tutte queste attività occorre affidarsi a interlocutori che abbiano contatto con il modo dello spettacolo, che sappiano selezionare per voi le opzioni più attraenti ed esclusive.

4)      Altri aspetti

 

I diritti SIAE. Per organizzare una festa con intrattenimento musicale è necessario inviare apposita domanda alla SIAE con elenco dei brani che dovranno essere eseguiti. Ne conseguirà il pagamento un tributo proporzionale al numero di invitati.

Sicurezza. E’ fondamentale che il locale sia dotato di personale di controllo degli accessi e della sicurezza interna.

Disponibilità di potenza elettrica. L’utilizzo di apparati per il fumo (jet o haser) comporta assorbimento di corrente elevato (circa 1000 W a macchina). Per questa ragione oltre a richiedere l’utilizzo di apparati luce e led per contenere l’assorbimento di tutto il sistema, sarà utile disporre di un generatore di corrente autonomo da almeno 3 Kw. In questo modo si potranno collegare – se necessario - gli apparati a maggiore assorbimento a tale impianto esterno indipendente, riservando la potenza disponibile sulla rete alle luci, ai laser e all’impianto audio.